چگونه ضبط مکالمات تلفن ثابت را انجام دهیم؟

اکثر اداره ها و شرکت هایی که با مخاطبین خود به صورت تلفنی در ارتباط هستند، با چالش مدیریت و نظارت بر تماس ها مواجه شده‌اند؛ استفاده از دستگاه ضبط مکالمات یک راهکار طلایی برای مدیران است که در این مواقع پیشنهاد می‌شود.

از آنجا که تمام بخش های یک سازمان به هم مرتبط و تاثیرگذارند، خصوصا در شرکت هایی که جهت ارائه خدمات و فروش محصولاتشان از طریق تلفن با مشتریان در ارتباط هستند؛ کنترل، نظارت، مدیریت و بهینه سازی، ۴ اصل مهمی هستند که باید روی تماس های تلفنی اعمال شوند تا نقص یا کم کاری جزئی بر سایر اعضا تاثیر منفی نگذارد.

دستگاه ضبط مکالمات دقیقا به همین منظور طراحی شده و سالهاست که مورد استفاده مدیران موفق قرار می‌گیرد. به کمک این دستگاه می‌توان به عنوان مثال صوت تمام تماس های ورودی و خروجی ۱ تا بینهایت خط را همزمان ضبط کرد، تمام جزئیات اطلاعات تماس مانند زمان، شماره، نام مخاطب، آمار تماس های از دست رفته، حتی اطلاعات ریز داخلی ها از مرکز تماس سانترال و … را ثبت کرد.

چرا به دستگاه ضبط مکالمه نیاز داریم؟

جهان به سمت دیجیتالی شدن در حرکت است و این تغییر با سرعت بالایی در حال انجام است. همگام شدن با این تغییرات، وجه تمایز شما با رقبا خواهد بود. شاید بپرسید که چگونه؟ پاسخ شما اینجاست!

* ضبط مکالمات در چهارچوب مسائل قانونی و با کمک یک دستگاه حرفه ای، آرشیو قدرتمندی از تماس های ضبط شده را در اختیار شما قرار می‌دهد. اما نکته مهم، نحوه استفاده صحیح شما از دیتاهای ضبط شده توسط دستگاه ضبط مکالمات است که حتماً باید به آن توجه ویژه ای داشته باشید.

* تماس های ضبط شده کارایی بسیاری دارند که از آن جمله می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

به راحتی می‌توان در هر زمان، مکالمات انجام شده را مرور کرده و حتی موضوعات مهم مکالمه را به عنوان یک مدرک معتبر مکتوب کرد؛ این نکته را هم در نظر بگیرید که جهت رعایت مسائل قانونی، باید ضبط شدن مکالمه را حتما متذکر شوید (توسط ابزارهایی مانند اپراتور خودکار مرکز تلفن یا پیامگیر).

* با دستگاه ضبط مکالمات تلفن ثابت می‌توانید تماس ها و بازخوردها را مشاهده کرده و از آن ها در مسیر درست استفاده کنید، در کنار آن فروش خود را بهبود ببخشید، سطح تجارت خود را ارتقا دهید، تنش های ناشی از مکالمات انجام شده را قضاوت کرده، کارمندان را کنترل و از نحوه پاسخگویی آن ها به ارباب رجوع مطلع شوید.

نحوه ضبط مکالمات تلفنی

ضبط مکالمه تلفنی به وسیله یک دستگاه جانبی به نام دستگاه ضبط مکالمه انجام می‌شود. نحوه پیاده سازی، نصب و حتی کار کردن با آن بسیار آسان است.

۱- کافیست شما از میان انواع دستگاه ضبط مکالمات تلفنی با توجه به نوع و تعداد خط تلفنتان، دستگاه مناسب خود را انتخاب کنید.
۲- مرحله بعدی نصب است که بسیار آسان و دارای راهنما می‌باشد. چنانچه سوالی داشتید پشتیبانی صوت ارتباط در خدمت شماست.

۳- این دستگاه به صورت خودکار هنگام برقراری تماس، تا زمانی که قطع شود مکالمه را ضبط می‌کند. ساده است، نه؟

دستگاه ضبط مکالمه برای تلفن های ثابت آنالوگ

دستگاه های ضبط مکالمات آنالوگ در سه دسته: دستگاه های ضبط مکالمات آنلاین، آفلاین و آنلاین- آفلاین دسته بندی می‌شوند.

مشخصات اجمالی این نوع دستگاه ها:

* برای خطوط شهری استفاده می‌شوند.
* مرکز تلفن سانترال را پشتیبانی می‌کند.
* ۱ تا بینهایت خط تلفن را ضبط و ثبت می‌کند.
* ۳ نوع حافظه برای ضبط مکالمات با توجه به مدل دستگاه می‌توان انتخاب کرد که روی رم باشد یا کامپیوتر یا هردو.
* امکانات جانبی چون کالر آیدی دارد.
* متغیر بودن ظرفیت زمانی ضبط مکالمات
* ثبت مجموعه اطلاعات ذخیره شده مربوط به هر تماس وجه تمایز این دستگاه ها می‌باشد.

جزئیات مربوط به هر مدل دستگاه را می‌توانید در مجموعه دستگاه ضبط مکالمات تلفن ثابت صوت ارتباط مشاهده کنید.

دستگاه ضبط مکالمه برای تلفن های سانترال

برای ضبط مکالمات سانترال می‌توان از سری ” دستگاه ضبط مکالمات آنلاین ” استفاده کرد که از طریق USB قابلیت اتصال به کامپیوتر دارند.

این دستگاه‌ها، به توجه به مدلشان می‌توانند ۲ تا ۱۲۸ خط و حتی بیشتر را همزمان ضبط کنند. این قابلیت برای شرکت های کوچک و بزرگ، ادارات و سازمانها، بسیار کاربردی است. که با امکان دریافت اطلاعات ریز داخلی ها از مرکز سانترال می‌تواند گزارش مکالمات مربوط به هر داخلی را به صورت جداگانه جهت بررسی و تحلیل اطلاعات در اختیار مدیر مربوطه قرار دهد.

ویژگی‌های دستگاه ضبط مکالمات سانترال مشابه با تلفن ثابت آنالوگ است، علاوه بر آنها با تمام سانترال های موجود نیز سازگاری داشته و امکان ” ثبت شماره های داخلی” را نیز دارد.

دستگاه ضبط مکالمه تلفن برای سیپ ترانک

سیپ ترانک نوعی خط عرضه شده توسط شرکت مخابرات است که با عنوان خطوط ۴ و ۵ رقمی جدید شناخته می‌شود. سیپ ترانک شامل انواع مختلفی از خطوط یک طرفه ۵ رقمی، دو طرفه ۸ رقمی، تلسی و FTTH می‌باشد. برای ثبت و ذخیره تماس های تلفن های مبتنی بر این خطوط نیز به یک دستگاه ضبط مکالمات تلفنی حرفه ای مخصوص سیپ ترانک نیاز خواهید داشت. دستگاه ضبط مکالمات سیپ ترانک از ۳۰ خط تا ۱۲۰ خط را پشتیبانی می‌کند.
از مزایای ضبط مکالمه تلفن های ثابت از نوع سیپ ترانک بهتر است بدانید که این دستگاه ها معمولاً دارای هارد داخلی می‌باشند و می‌توانند تا ۶۰۰۰ ساعت مکالمه را بدون نیاز به کامپیوتر در حافظه خود ذخیره نمایند.

دستگاه ضبط مکالمه برای تلفن های ای وان E1 – PRI

خطوط ای وان از جمله خطوطی است که توسط شرکت مخابرات ارائه شده و با عنوان خطوط ۴ و ۵ رقمی شناخته می‌شوند. همچنان شرکت های بسیاری از این خطوط در تماس های خود استفاده می‌کنند.
در رابطه با دستگاه ضبط مکالمات خطوط ای وان می‌توان گفت که به صورت کارت اینترنال است و چون داخل کامپیوتر نصب می‌شود، ظرفیت زمانی ذخیره سازی آن بستگی به هارد کامپیوتر دارد.

این کارت قادر است تا ۳۰ خط تلفن را همزمان ضبط کنند.
تمام اطلاعات آن تماس ها از جمله شماره تماس، تاریخ، زمان، مدت مکالمه و اطلاعات ضروری دیگری را به همراه خود مکالمات را ثبت و ذخیره کند.
از ویژگی های بارز دستگاه ضبط مکالمه تلفن ایوان می‌توان به  نصب سریع و آسان و همچنین سازگاری آن با تمامی انواع مراکز تلفن اعم از پاناسونیک، زیمنس و … اشاره کرد. عالی نیست؟

جمع بندی

نقش و اهمیت دستگاه ضبط مکالمات، روز به روز بیشتر شده به طوری که نیاز به وجود آن نسبت به گذشته گسترش یافته و تقاضا برای داشتن آن نیز افزایش می‌یابد. دستگاه های مختلفی تاکنون با هدف ضبط مکالمات تلفنی ساخته شده‌اند به طوری که برای هر نوع خط ارتباطی موجود، یعنی خط آنالوگ، سیپ ترانک و ایوان دستگاه های مخصوصی وجود دارند. صوت ارتباط به عنوان یکی از با سابقه‌ترین فروشگاه‌های معتبر در زمینه تجهیزات اکتیو مخابراتی، مجموعه‌ای از بهترین دستگاه های ضبط مکالمات را عرضه می‌کند و می‌توانید مشخصات دقیق مربوط به هر دستگاه را در صفحه ضبط مکالمات تلفن ببینید.
ضمانت اصالت کالا، تضمین کیفیت و نازلترین قیمت بازار، پرداخت مطمئن، تحویل به موقع در کوتاه ترین زمان ممکن و حتی بازگشت وجه تا ۲ روز رویکردی است که صوت ارتباط برای شما مشتریان عزیز در راستای مشتری مداری در نظر گرفته است.