سیستم مدیریت دانش (KMS) چیست؟
سیستم مدیریت دانش ابزاری است که به وسیله آن مشاغل و سازمانها برای ذخیره، تنظیم دانش سازمانی و غیره از آن استفاده میکنند. همچنین میتوان با استفاده از آن اطلاعات در اختیار افراد مختلف قرار داد. نرمافزار مدیریت دانش به سؤالات مشتریان پاسخ میدهد و اسناد و مدارک را به روز نگه میدارد. در این مقاله به بررسی سیستم مدیریت دانش (KMS) میپردازیم تا اطلاعات مفیدی را در اختیار شما قرار دهیم؛ پس با ما همراه شوید.
مدیریت دانش (knowledge management system) چیست؟
همانطور که در مقدمه اشاره کردیم مدیریت دانش (KMS) سیستمی است که به جمعآوری، ذخیرهسازی، اشتراک و در کل استفاده از دانش میپردازد که اسناد، فایلها و حتی تجربه کارکنان شامل آن میشود. در این سیستم فایلهایی که ذخیره میشوند در دسترس اشخاص ذینفع قرار میگیرد.
هدف سیستم مدیریت دانش KMS، برقرار کردن ارتباط با افراد ماهر و آگاه کردن افرادی است که نیاز به آموزش و دانش دارند. وجود چنین ارتباطی باعث آسان شدن مدیریت دانش میشود. موفقیت در این سیستم زمانی اتفاق میافتد که یک محیط کاری جدید ایجاد شود و تجربه و دانش بتوانند در هم کنار کارایی داشته باشند.
اهمیت مدیریت دانش در سازمان
اهمیت مدیریت دانش در سازمان به قدری زیاد است که بدون مدیریت دانش اداره سازمان غیر ممکن خواهد بود. نبود سیستم مدیریت دانش سبب میشود که کارکنان ماهر زمان زیادی مشغول کمک به دیگران باشند که باعث کاهش راندمان کار سازمان خواهد شد. طبق تحقیقات صورت گرفته در زمینه مدیریت دانش، نشان میدهد که کمک گرفتن از سیستم مدیریت دانش باعث رشد ۴۷ درصدی فروش شرکتها شده است.
نقش سیستم مدیریت دانش (KMS)
- کسب کردن اطلاعات مفید از منابع مختلف
- به وجود آمدن منابع جدید، مورد نیاز مشتریان
- بالا بردن حس مسئولیت در تمامی افراد گروه
- ایجاد محیطی که نشان میدهد دانش و همکاری در هر زمینهای ارزش واقعی خود را دارد.
- افزایش خلاقیت و نوآوری
- حذف فرآیندهای بیهوده در سازمان و صرفه جویی در هزینهها
اهداف و مزایای مهم سیستم مدیریت دانش (KMS)
پدید آمدن دانش
در سیستم مدیریت، تمام دانش بر روی سیستم به وجود میآید و مربوط به هیچ فرد خاصی نیست. همچنین تمامی دانش در راه اهداف سازمان استفاده میشود و راه جدیدی را پیش روی دانش قرار خواهد داد. به وجود آمدن دانش برای سازمانها و شرکتها منافع بسیاری دارد.
ثبت دانش
یکی از اهداف مهم سیستم KMS ثبت دانش است. ثبت دانش برای اعضای جدید و استفاده کارمندان کاربرد دارد. سیستم مدیریت دانش تلاش میکند که دانش هر کسب و کاری حفظ شود و کارکنان از آن به نفع سازمان استفاده میکنند.
منتقل کننده دانش
وجود اطلاعات و ثبت آن در سیستم مدیریت دانش سبب میشود تا کارمندانی که تازه وارد شبکه شدهاند، به راحتی آموزشهای لازم در این زمینه را ببینند. در نتیجه عملکرد کارکنان و زمان آموزش به ارتقای سازمان کمک خواهد کرد.
چند مورد از دیگر مزایایی سیستم KMS به شرح زیر است:
- بهبود عملکرد شرکتها و سازمانها
- ایجاد حس رقابت و آموزش سریع کارکنان
- افزایش همکاری
- به روز رسانی خلاقیت
- یافتن سریع اطلاعات
اجزای اصلی مدیریت دانش
یک سیستم مدیریت از عناصر وابسته به یکدیگر تشکیل شده است. اجزای اصلی مدیریت دانش عبارتند از:
- دانش
- افراد
- استراتژی
- محتوا
این چهار گزینه جزو اجرای اصلی سیستم KMS است که علاوه بر آن، نیاز به رهبری و به اشتراکگذاری دانش وجود دارد. همچنین وجود اطلاعات و محتوای مناسب باعث میشود افراد به منابع مفیدی دسترسی داشته باشند. تمامی این اجزا به تنهایی یک دانش به حساب میآید که زیر نظر مدیریت دانش شکل و سوی مناسبی به خود میگیرد.
چه کسانی از مدیریت سیستم دانش (KMS) استفاده می کنند؟
کارکنان و نمایندگی های مشتریان سازمان ها و شرکت ها
سیستم KMS به عنوان منبع دانش، وظیفه خدماترسانی به مشتریان را دارد. سیستم مدیریت دانش خوب قابلیت این را دارد که مفاهیم و محتواهای قدیمی را به روز کند و در اختیار کاربران قرار دهد. این موضوع به خاطر هوش مصنوعی بوده که در این سیستم برنامه ریزی شده است.
مشتریان سیستم KMS
بیشتر مشتریان ترجیح میدهند با مراکز تماس بگیرند، پس سیستم مدیریت دانش با دادن پاسخهای سریع و ثابت مشتریان را راهنمایی میکند. این عمل باعث موفقیت و ارتقای بهتر این سیستم میشود.
استفاده کارمندان از سیستم KMS
سیستم مدیریت دانش میتواند باعث افزایش سرعت کارمندان شود. در صورت اجرا نکردن این سیستم کارمندان باید بیش از ۲۰ درصد از زمان خود را صرف جستجوی اطلاعات کنند.
انواع سیستم های مدیریت دانش
در دنیای پیشرفته امروز استفاده از سیستمهای مدیریت دانش از جایگاه ویژهای برخوردار است. انواع سیستمهای مدیریت دانش عبارتند از:
سیستم مدیریت دانش در سطح سازمانی
این نوع سیستم مدیریتی مطابق با بهرهوری سازمانها برنامه ریزی شده است. سیستم مدیریتی در سطح سازمان برای دسترسی آسان به اطلاعات، کاهش هزینهها و پشتیبانی از مراحل مختلف انجام میشود. از نمونههای دیگر این نوع سیستم که در ردهای پایینتر قرار دارد میتوان به سیستمهای دانش ساخته یافته، سیستمهای نیمه ساختار یافته و شبکه دانش اشاره کرد.
سیستم کار دانش
این نوع سیستم مدیریتی دانش در حیطه کارهای تخصصی کاربرد دارد و به مهندسین و سایر کارکنان کمک میکند تا دانش جدیدی را به وجود آورند. زیر گروهای این سیستم شامل پایگاه داده دانش، مخزن و نمودار دانش است.
تکنیک های هوشمند
تکنیک هوشمند شامل فرآیندهای ژنتیک، دادهکاوی و شبکههای عصبی است که در حوزه دانش مورد استفاده قرار میگیرد. این نوع تکنیک انعطاف پذیری و وسعت هوش انسان را ندارد؛ اما میتوان از آن در جهت گسترش مدیریت دانش استفاده کرد.
کلام پایانی
مدیریت سیستم دانش KMS به جمعآوری، ذخیره، بازیابی یا اشتراک محتوا میپردازد. این دادهها شامل همه منابع میشود و دسترسی آن را برای مشتریان و کارمندان و فروشندگان فراهم میکند. همانطور که گفتیم سیستم مدیریت دانش بر اساس نوع عملکرد به سه نمونه تقسیم میشوند. اگر این سیستم به درستی اجرا شود به سازمانها و شرکتها کمک میکند تا کارایی و بهرهوری درون و برون سازمانی را گسترش دهند. در این مقاله سعی کردیم به سؤال سیستم مدیریت دانش (KMS) چیست؟ پاسخ دهیم. امیدواریم از این مقاله نهایت را استفاده کرده باشید.
برای راه اندازی سیتم مدیریت دانش تعداد نفرات سازمان باید چقدر باشه؟